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じゅんじゅんのはてぶろ

\あっかり〜ん/

意識低い勉強会運営のはなし

運用系勉強会#ssmjpの2016年Advent Calendar 22日目です。

#ssmjp参加者 Advent Calendar 2016 - Adventar

私が関わってる勉強会運営について、これから勉強会運営してみたいと言う人に

もしかしたら役に立つかも知れない話を書こうかとおもいます。

今回の話をあえてHatenaBlogに書こうと思ったきっかけ

特に深い理由はありませんが、スタッフ一人で運営している集まりでもないので

個人の意見だけをあの場に書くのはちょっと躊躇ったので、個人のBlogスペースをつかうことにしました。

勉強会運営での私の役割

近年のポジションとしては

  • WordPress/Connpassでの告知ページ作成
  • 会場での受け付け
  • 登壇者や会場担当の方との調整

いわゆる雑用っぽいポジションです。

勉強会が始まる前にやっていること

毎月開催という事しか基本的に決まっていない(はず)

登壇者確定

パターンとして、こちらがこの人の話聞きたい!とお願いするパターンか

喋りたいから!と相談をいただくパターンと

募集するパターンがあります。

最近は喋りたいから!でけっこう埋まっていくスタイルが定着していてありがたい感じ。

登壇者の予定時間を聞いて全体で2時間くらいで収まるように上手く調整します。

 

日程調整

次はスケジュール調整です。みなさんなかなか都合が…とはいいつつも

なんとなく上手い感じに日程が決まります。

主に調整さんというサービスで調整するか、決まった日以外NGといわれて他の登壇者にその日程にあわせていただくか

回によって変わります。

chouseisan.com

会場さがし

会場難民(!)な私たちの勉強会では、どこの会場なら貸してもらえるかなあというのが

毎月の最大の悩みかもしれません。

今まで幸いなことに各々の人脈を使い会場をお借りすることができました。

各会場のご担当者様、また私たち運営陣との橋渡しをしていただいた皆様

本当にありがとうございます。

 

日程がギリギリすぎると会場を押さえることができず苦労することがありますので

1ヶ月以上前にスケジュールを確定させて、会場の交渉をしたいです。

(出来てるときと出来てないときがある)

会場が決まったら先方と細かい情報交換を行うのも大事です。

  • プロジェクターの入力形式(DVIはまぁあまりないけど、VGAなのかHDMIなのか 登壇者のPCで繋がることが大事です。)
  • NWを使わせていただけるか(会場で提供していただける場合、モバイルルータNGとなる場合もあります)
  • 会場の制約(入館時に名刺が必要とか再入館についてとか)

可能であれば、出向いて打ち合わせをするのが一番いいとおもいます。

告知

日程と会場が決まると次は告知です。

私たちはWordpressとconnpassで告知を行っています。

www.connpass.com

#SNS連携をしておりTwitter/Facebookへ情報公開と同時に投稿されます。

ポイントとしては、次の会の告知を前回の開催中に告知を行うと初動がいいようです。

#検証はしてません。体感ベースの話です。

一番最初の文面は私が作成し、手直しを他の運営陣が行っています。

WordpressプラグインからTwitter/Facebookに投稿ができるのでとても便利です。

connpassを使うのは当日のところでも説明しますが来場者のチェックに便利なのと

情報をcsvで出力出来るのが便利だからですが

他のサイトを利用したことが無いので参考データとして書いておきます。

 

当日まで

当日までに、キャンセルの方はconnpassからキャンセル処理を行うようにお願いしています。

ありがたいことに、私たちの勉強会はキャンセル待ちが発生するので

キャンセル処理をしないために繰り上がらずこれない人がでてしまうのを防ぐためにご協力していただいています。

当日

受付

connpassの場合、受付票を発行できるので受付にて番号と突き合わせを行います。

無料の勉強会の場合、目安として20〜30%くらいの方が当日急な仕事や用事などで参加出来ません。

#見越して多め募集するのもアリです。

某会は平日に行うため、交通機関の遅れや業務の都合で開始時間に間に合わない場合もあり

その方達の救済も兼ねてTwitterなどで連絡して頂き、入館のサポートをすることもあります。

この際の連絡手段をあらかじめ決めておくと運営スタッフ側がチェックするところが少なく済むと思います。

Twitterを使う場合は、なるべくリアルタイムで状況をウォッチできるUserStream対応のクライアントを使うとAPI切れでメッセージに気づけない等のミスを防げるのでお勧めです。

 

まとめ作り

私たちの勉強会の模様をTwitterで実況して下さる方がいらっしゃるので

この内容をまとめて掲載するようにしています。

以前はTogetterとかYukarin'Noteをつかっていましたが

後者のサービスが終了してしまって、これはもしかしたらTogetterも無くなってしまうのでは…と思ったかどうかはおいといて

ツイートまとめツール このサイトで作ったまとめをWordpressに展開しています。

あちこちばらけると管理する方も大変っていう方が大きいです。

労力はTogetterとさほどかわりません。

 

勉強会以外の話

SNS

TwitterFacebookを活用したいけど…できていません。

毎月の宣伝くらいで手一杯です。

Slack

勉強会メンバー同士のコミュニケーションツールとして作成しました。

日々雑談や技術情報が流れていておもしろいですね。

まとめ

意識低いって書いた割にはけっこう細かくいろいろしているなあ。

これは自分の範囲だけなので、他の方が担当されてる範囲も含めると相当やることありますねえ…

ここに書かれていること全部を実行する必要はないし

もっとたくさんやってるところも、その逆もあると思います。

あくまでもうちがやってることと言うことで読んでいただければ幸いですし

この記事をよんで、私たちの勉強会に行ってみたい!って思ってくれる人がもしいたら

是非遊びに来て下さい。

 

この記事がこれから勉強会の主催をやりたいっていう人にとって

何らかの役に立てばいいかなーと思います。